Las mejores impresoras comerciales para 2023

Así como hay muchos tipos diferentes de empresas, desde entornos de oficina pequeña/oficina en el hogar (SOHO) de una o dos personas hasta oficinas multiusuario y grupos de trabajo de nivel empresarial, hay muchas impresoras orientadas a la empresa diseñadas para atenderlos. . Las impresoras actuales son confiables y producen resultados de alta calidad. Ya sea que esté buscando una máquina simple de $ 50 para imprimir y copiar documentos ocasionales desde su oficina en casa o un caballo de batalla de alto volumen de $ 3,000 para producir miles de páginas cada mes, puede preocuparse menos por comprar un limón y concentrarse más en encontrar el dispositivo de oficina que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

La mala calidad de impresión, los atascos de papel y otras frustraciones similares son en gran parte cosa del pasado. La tecnología confiable de impresoras y escáneres de hoy le permite concentrarse más en las comodidades y ahorrar dinero. Tratar de decidir qué tan bien una impresora servirá a su negocio implica evaluar factores como el volumen de producción mensual, la capacidad de entrada de papel, las funciones de usabilidad y los costos de funcionamiento. ¿Necesita la capacidad de imprimir y copiar en color? ¿Funcionará un modelo de una sola función o necesitará una impresora todo en uno (AIO) que pueda hacer copias y escanear documentos y fotos? Estas son las preguntas clave, así que las abordaremos en orden. Primero, repasaremos nuestras selecciones de impresoras comerciales más probadas y seguiremos con una guía de compra de todo lo que necesita saber para comprar la mejor impresora para su oficina de cualquier tamaño.

Las páginas a color suelen ser más atractivas que sus contrapartes en blanco y negro, y le brindan muchas formas de enfatizar la información. Por otro lado, ciertos tipos de documentos no se benefician del color y usarlo en estos escenarios es poco más que un gasto innecesario.

Por ejemplo, muchos escenarios de mostrador no requieren color. Requieren texto negro nítido y fácil de leer, y dado que el cliente o el paciente a menudo está esperando, por lo general lo necesitan rápido. Los documentos monocromáticos también suelen ser más eficientes (o al menos menos costosos) para memorandos e informes internos.

Sin embargo, cuando se usa correctamente, el color tiene un impacto, transmite su mensaje de forma clara y dinámica y ayuda a dar lo mejor de sí cuando intenta impresionar a los clientes potenciales. Es esencial para producir sus propios folletos, volantes y otros materiales de marketing.

Dependiendo de su contenido y su impresora, una página a color puede costarle fácilmente de tres a cinco veces más que una monocromática. Afortunadamente, los costos de funcionamiento en general han disminuido a lo largo de los años, poniendo el color de alta calidad al alcance de la mayoría de las empresas.

Una impresora AIO puede copiar, escanear y (en algunos casos) enviar documentos por fax. La mayoría de las AIO combinan la impresora con un escáner de superficie plana que puede escanear objetos como páginas de libros y documentos sueltos.

A veces, la capacidad de copiar y escanear es realmente contraproducente. Por ejemplo, no querría que su ocupada impresora de recepción fuera ocupada, mientras sus clientes esperan, por alguien que hace copias. Dicho esto, la mayoría de las oficinas hacen al menos un poco de copia y escaneo de documentos.

Si decide obtener un AIO, primero busque uno con un alimentador automático de documentos (ADF) para manejar documentos de varias páginas sin la intervención del usuario. Sin uno, deberá colocar las páginas en la base del escáner de una en una. Con un alimentador automático de documentos, simplemente coloque una pila de páginas en el alimentador y déjelas pasar.

Los ADF pueden ser de dúplex manual o de dúplex automático. Con el primero, cuando la máquina termina de escanear los primeros lados de la pila de páginas, debe voltear la pila manualmente y volver a colocarla en el ADF para escanear los otros lados. La impresión automática a doble cara hace esto por usted, ya sea al pasar la página (reversa a doble cara) o al usar sensores duales para escanear ambos lados a la vez (reproducción a doble cara en un solo paso). El paso único es más rápido y presenta menos puntos potenciales de falla, lo que lo convierte en una tecnología más deseable, pero mi experiencia probando muchos ADF indica que ambos métodos funcionan bien y hacen el trabajo.

La sabiduría tradicional es que las impresoras láser son más rápidas, más confiables y menos costosas de usar, y que tienen un mejor rendimiento que sus contrapartes de inyección de tinta. Pero dependiendo de qué y cuánto imprima, las máquinas de inyección de tinta suelen ser superiores.

Por supuesto, la tecnología láser, que aplica tóner a una página completa de una sola vez, es intrínsecamente más rápida que la forma en que la mayoría de las impresoras de inyección de tinta aplican tinta al papel, con un cabezal de impresión relativamente pequeño que se mueve de un lado a otro, colocando línea tras línea. Las impresoras de inyección de tinta de volumen medio a alto generalmente superan las 25 páginas por minuto (ppm), mientras que las máquinas láser comparables suelen ser de 10 ppm a 15 ppm más rápidas. Las impresoras láser de gama alta y gran volumen alcanzan velocidades de impresión de 50 ppm o más (al igual que las impresoras de inyección de tinta alternativas al láser PageWide de HP, cuyos conjuntos de cabezales de impresión fijos no se desplazan de un lado a otro de la página). Pero 25 ppm es lo suficientemente rápido para la mayoría de los entornos empresariales.

Aparte de la velocidad bruta, ¿son más fiables las impresoras láser? Hubo un tiempo hace años en que algunas impresoras de inyección de tinta tendían a ser más propensas a los atascos de papel, las boquillas obstruidas y la salida inferior. Pero esos días han terminado.

En cuanto a si las impresoras de inyección de tinta son más caras que las láser, aunque hay excepciones, ese no ha sido el caso desde hace algún tiempo. De hecho, las impresoras de inyección de tinta a granel, la mayoría de las cuales utilizan grandes botellas o bolsas de recarga en lugar de pequeños cartuchos de tinta, pueden ser mucho menos costosas que sus rivales láser.

Además, es importante tener en cuenta que las impresoras de inyección de tinta tienden a usar mucha menos electricidad que las impresoras láser comparables. En oficinas ocupadas donde la impresora produce página tras página durante todo el día, ese es un "consumible" adicional, aunque difícil de cuantificar, en el que podría ahorrar dinero con una inyección de tinta.

Por último, existe la idea errónea más grande de todas: que las impresoras láser, por regla general, producen resultados más atractivos que sus competidores de inyección de tinta. Una vez más, siempre hay excepciones, pero esto no ha sido claro durante bastante tiempo. Donde las impresoras láser siempre han sobresalido, y hasta cierto punto aún lo hacen, es en la impresión de texto o composición tipográfica. Las impresoras de inyección de tinta, por otro lado, generalmente imprimen gráficos superiores, especialmente fotografías.

Esto no quiere decir que las impresoras láser no impriman bien. Es solo que las impresoras de inyección de tinta han hecho grandes avances. Además, la mayoría de las máquinas de inyección de tinta pueden imprimir páginas de documentos y fotos sin bordes, lo que hace que sus fotos y otros materiales de marketing se vean más profesionales. Las impresoras láser, por otro lado, deben dejar alrededor de un cuarto de pulgada de margen alrededor del borde del papel.

Un aspecto en el que la salida de tóner de las impresoras láser prevalece sobre la salida de inyección de tinta es la durabilidad de la impresión. Una impresión láser generalmente dura más tiempo sin agrietarse ni desvanecerse, y no es propensa a mancharse o rayarse si se expone a la humedad. Esa es una ventaja en entornos donde la longevidad de los registros impresos, como la documentación médica, es importante.

Para obtener más información sobre esta pregunta, consulte nuestro explicador detallado sobre inyección de tinta y láser.

Hasta hace poco, el costo por página de los consumibles (tinta o tóner) se basaba principalmente en la expectativa de volumen de impresión y el precio de la impresora. Las máquinas de gama baja con clasificaciones de volumen relativamente bajas cuestan más que las de mayor precio y mayor volumen. Hoy en día, aunque todavía puede encontrar muchas impresoras que siguen ese modelo, varios fabricantes importantes de impresoras ofrecen alternativas, lo que llamamos "impresoras a granel".-impresoras de "tinta".

Estas tecnologías (INKvestment Tank de Brother, MegaTank de Canon, EcoTank de Epson y Smart Tank Plus e Instant Ink de HP) generan costos de funcionamiento que son una mera fracción del modelo tradicional de consumibles de reemplazo. (HP también presentó recientemente su marca Neverstop de impresoras láser monocromáticas que, en lugar de entregar tóner de reemplazo en cartuchos costosos, lo almacenan en depósitos dentro de la impresora que usted llena con contenedores económicos: $16 por recarga o 0,6 centavos por página).

EcoTank, MegaTank y Smart Tank Plus son tecnologías sin cartuchos. En lugar de cartuchos costosos que a menudo contienen sus propios cabezales de impresión y componentes electrónicos costosos, estas máquinas también almacenan sus consumibles en tanques internos que usted llena con botellas económicas.

Las tres tecnologías ofrecen costos de funcionamiento similares de aproximadamente 0,3 centavos por página monocromática y 0,9 centavos por página a color, con la excepción de la reciente marca EcoTank Pro de Epson, enfocada en las pequeñas empresas, que ofrece páginas en negro y en color por aproximadamente 2 centavos cada una. EcoTank Pro marca un cambio con respecto al modelo anterior de tinta a granel, que cobraba una prima (de tres a cinco veces el costo de un modelo de cartucho comparable) para una impresora de consumo en lugar de una impresora de clase empresarial con un conjunto de funciones poco inspirador. y índices mediocres de volumen y capacidad.

Aunque todavía cuestan tres o cuatro veces más que las impresoras comparables que no utilizan tinta a granel, las máquinas EcoTank Pro brindan el volumen, la capacidad y las funciones que requieren la mayoría de las oficinas pequeñas. También lo hacen muchos modelos Brother INKvestment Tank y HP Instant Ink, diseños basados ​​en cartuchos que no son tan tacaños como otras impresoras de tinta a granel, pero cuestan menos.

En cualquier caso, a diferencia de hace algunos años, cuando sus opciones de costos de funcionamiento eran limitadas, hoy en día es mucho más fácil encontrar una impresora con costos por página apropiados para sus necesidades de impresión y copiado, aunque puede requerir un poco más de investigación por adelantado. Ahí es donde entran nuestras reseñas.

Si usted y sus colegas necesitan imprimir hojas de cálculo en papel de tamaño legal, producir material de marketing en soportes brillantes de primera calidad o, ocasionalmente, imprimir una hoja de etiquetas o un cheque de la empresa, querrá una impresora con varios cajones o bandejas. El aumento de la capacidad también es imprescindible si su oficina imprime mucho. Esperar recargas de papel o reconfigurar constantemente el cajón para soportes de diferentes tamaños es un fastidio.

Muchas impresoras vienen con una bandeja de anulación simple de una hoja para imprimir sobres, formularios o etiquetas únicos. Algunos modelos de volumen medio y alto vienen con (o se pueden ampliar para usar) múltiples fuentes de entrada de papel, como dos cajones en la parte delantera del chasis y una bandeja que se extrae de la parte posterior. Las máquinas de gama alta admiten la expansión de entrada de papel a través de cajones y bandejas adicionales.

La capacidad de entrada está relacionada con el volumen de una impresora, que los fabricantes suelen medir mensualmente. Las dos medidas más comunes son el ciclo de trabajo (el número máximo de páginas que la impresora está clasificada para producir cada mes) y el volumen de impresión máximo sugerido (también expresado en número de páginas por mes).

Por lo general, estas medidas de volumen están separadas por millas. Cuando el ciclo de trabajo mensual de una máquina es, por ejemplo, de 50 000 páginas, el volumen mensual sugerido suele ser el 10 por ciento o menos. Cuando compre una impresora de volumen medio o alto, es mejor dejar que el volumen de impresión sugerido sea su guía. Si bien una impresora puede funcionar con su ciclo de trabajo máximo mes tras mes, requerirá menos atención y durará mucho más si se acerca a la clasificación de volumen sugerida.

Con la explosión de dispositivos portátiles como teléfonos inteligentes y tabletas, hoy en día tiene muchas formas de conectarse a su impresora. Las interfaces estándar comprenden dos tipos principales de conexiones por cable (red Ethernet o conexión a una sola PC a través de USB) y un montón de conexiones inalámbricas (802.11 Wi-Fi, Wi-Fi Direct, Bluetooth, Near Field Communication o NFC, Mopria , Apple AirPrint y más).

De esta lista de estándares inalámbricos, solo Wi-Fi y AirPrint son protocolos reales de red de área local (LAN). Los otros son principalmente protocolos de igual a igual que le permiten conectar una computadora de mano u otro dispositivo directamente a la impresora sin que ninguna pieza de hardware forme parte de una LAN. NFC es único entre ellos, ya que le permite conectarse a la impresora simplemente tocando el dispositivo habilitado para NFC en un punto de acceso en la impresora, generalmente en o cerca del panel de control.

Además de todo esto, la mayoría de las impresoras comerciales y AIO también admiten conectividad a través de varios sitios populares en la nube, como Google Cloud Print, Microsoft OneDrive, Box y Evernote. La mayoría de las impresoras comerciales actuales vienen con Ethernet (a 10 Mbps, 100 Mbps o 1000 Mbps) y conectividad Wi-Fi, así como algunas de las otras opciones enumeradas en el párrafo anterior. Ethernet es la más rápida y segura y, a menudo, preferible para entornos de oficina; Wi-Fi, del que pocas impresoras carecen hoy en día, es muy conveniente y lo suficientemente rápido para la mayoría de los usos.

Si necesita ubicar una impresora lejos de un lugar donde pueda pasar un cable Ethernet fácilmente, asegúrese de que la función Wi-Fi esté incluida en el precio. Algunas impresoras, especialmente en la gama alta de negocios, pueden hacer que lo agregue a través de una opción de hardware adicional, que puede no ser barata. En cualquier caso, la mayoría de las impresoras actuales también ofrecen aplicaciones descargables gratuitas que le permiten conectar sus teléfonos inteligentes y tabletas a través de una red inalámbrica.

Cuanto más amplio sea el conjunto de funciones (cuanto más hace una impresora o todo en uno), mayor será la necesidad de un panel de control sólido o controles basados ​​en la web. En las impresoras comerciales de hoy en día, nunca hemos visto un conjunto más diverso de opciones de comando de impresora, desde paneles simples que consisten en uno o dos botones y algunos LED de estado hasta pantallas táctiles a color personalizables del tamaño de una tableta capaces de presentar configuraciones separadas para usuarios individuales. o departamentos.

Además de ejecutar funciones de acceso directo, como hacer copias o imprimir desde sitios en la nube, estos paneles de control gráficos le permiten realizar cambios de seguridad y otros cambios de configuración, monitorear y pedir suministros, y generar informes elaborados de uso, seguridad y otros. De manera similar, ya menudo más fácilmente, también puede controlar, configurar y monitorear la mayoría de las impresoras comerciales a través de un portal web integrado al que accede desde su PC, teléfono o navegador de tableta.

Así como hay muchos tipos y tamaños diferentes de empresas, hay una multitud de impresoras comerciales con una variedad vertiginosa de capacidad superpuesta, volumen, conjunto de funciones y opciones de expansión. En PCMag, dividimos las impresoras y todo en uno en tres categorías vagamente definidas según la cantidad de trabajo que deben realizar:

Nivel de entrada o pequeña oficina/oficina en casa (SOHO):Estas máquinas sirven para entornos de impresión y copiado pequeños y de bajo volumen de cinco o menos usuarios, y no producen más de unos pocos cientos de páginas cada mes.

Medianas o pequeñas y medianas empresas (PYMES):Estas impresoras admiten entre cinco y 25 usuarios en entornos de impresión y copia de volumen medio, de hasta un par de miles de páginas mensuales.

Gran volumen o empresa: Los dispositivos de este nivel están diseñados para producir miles de páginas cada mes. A menudo forman parte de una flota, ofrecen opciones de seguridad sólidas y, por lo general, son muy ampliables, a veces con múltiples complementos, como grapadoras, clasificadores y cajones y contenedores de entrada de papel de alta capacidad.

Con la información anterior en la mano, está listo para comenzar a reducir el vertiginoso número de opciones de impresoras multifunción y de una sola función que enfrenta su negocio. El resto de este resumen a continuación describe nuestras impresoras comerciales favoritas y AIO de diferentes capacidades, velocidades y tamaños según el caso de uso. Esperamos que mejoren su educación sobre impresoras y lo ayuden a tomar la decisión correcta, ya sea que su empresa esté en la lista Fortune 500 o en la mesa de la cocina.